Mitarbeiter
✔️ Einspeisung der Mitarbeiterdaten ins Business-Cockpit durch Anbindung des Bewerbungsformulars der Schulwebsite
✔️ Manuelle Erfassungsmöglichkeit von Mitarbeiterdaten oder mittels Excelschnittstelle
✔️ Automatisierter Emailversand von persönlichen Mitarbeiter-Zugangsdaten zum Business-Cockpit
✔️ Individuelle Rechtevergabe für Nachhilfelehrer, Assistenten (Bürokräfte), Schulleiter und Informatiker
✔️ Uploadmöglichkeiten (auch von extern durch Lehrer) von Arbeitszeugnissen, Immatrikulationsbescheinigungen, Befähigungsnachweisen etc.
✔️ Speichern aller arbeitsvertraglich relevanten Mitarbeiterdaten wie Steuer-ID, Sozialversicherungsnmmer, Kinderfreibeträge, Lohnsteuerklasse etc.
✔️ Regelmäßige automatisierte Zwangsabfrage von Arbeitsverfügbarkeitszeiträumen des Mitarbeiters
✔️ Ablage in der jeweiligen Mitarbeiterakte von Arbeitsverträgen und der monatlichen Leistungsabrechnung
✔️ Automatisierte Arbeitstagezählung mit Nachweis für kurzfristig Beschäftige für Betriebsprüfungen
✔️ Schlüsselverwaltung
✔️ Fächerangabe mit Schularten und Klassenstufen
✔️ Schülerzuteilungen einsehen und löschen
✔️ Speichermöglichkeit für vertrauliche Mitarbeiternotizen & -unterlagen
✔️ Stundenlohnerfassung
Mitarbeitertools - basic
✔️ Automatisierte Generierung von Mitarbeiterverträgen für kurzfristig Beschäftige, Minijob, Werkstudenten, Freiberufler
✔️ Automatisierte Vertragsübermittlung zur Anmeldung per Email an Steuerberater, Mitarbeiter und Schulleitung
✔️ Verhinderungsmechanismus mit automatisierter Arbeitssperre vor Laufzeitbeginn des Mitarbeitervertrages, nach Ablauf des Mitarbeitervertrages oder bei Überschreitung der 70 Arbeitstage bei kurzfristig Beschäftigten.
✔️ Rechtevergabe nach Lehrer, Assistent, Schulleiter oder Informatiker.
✔️ Zugangsstopp zum Business-Cockpit für Mitarbeiter mit einem Klick
✔️ Rechtevergabe für Zugriff zu Stundenplänen unterschiedlicher Standorte
✔️ Schlüsselverwaltung: Nachweis der ausgehändigten Schlüssel
✔️ Automatisierter Emailversand neuer Logindaten für Mitarbeiter mit einem Klick (bei Verlust der Zugangsdaten)
✔️ Automatisierte Erinnerungsfunktion zur Erfassung einer Kreditorennummer/ Buchhaltungsnummer lt. Nummernkreis für Mitarbeiter
Mitarbeitertools - Abrechnung
✔️ Erfassungsmöglichkeit für Mitarbeiter von Einzel- und Gruppenunterricht, online & präsenz, mit Datums- und Uhrzeitangaben sowie Unterrichtsdokumentationsfeld
✔️ Erfassungsmaske von Bürostunden, Provisionen, Materialkosten wie Bücher & sonstiges
✔️ Automatisierte Generierung der Unterrichtsdokumentation zum Emailversand an Eltern/ Kunden
✔️ Automatisierte Generierung der monatlichen Lohnlisten, separiert nach kurzfristig Beschäftigten, Werkstudenten, Minijob und Freiberufler zur Emailübermittlung an Steuerberater
✔️ Automatisierter Rechnungsversand aller Mitarbeiterabrechnungen als pdf am Monatsende per Email mit einem Klick
Kunden
✔️ Einspeisung der Kundendaten ins Business-Cockpit durch Anbindung des Anmeldeformulars der Schulwebsite
✔️ Automatisierte Dateneinspeisung ins Business-Cockpit bei Anmeldung zum Unterricht über die Website
✔️ Manuelle Erfassungsmöglichkeit von Kundendaten oder mittels Excelschnittstelle
✔️ Zentrale Speicherung aller relevanten Kundendaten in der Kundenakte wie Anschrift, Kontaktmöglichkeiten, Bankverbindung etc.
✔️ Zentrale Speicherung der zum Kunden gehörenden Kinder
✔️ Interne Uploadmöglichkeit von Altverträgen und sonstigen Kundendokumenten
✔️ Manuelle Versandmöglichkeit des Willkommenschreibens
✔️ Ablage der monatlichen Kundenrechnung in der jeweiligen Kundenakte
✔️ Nachträglicher erneuter Rechnungsversand (Kopie) mit einem Klick
✔️ Abspeicherung der Schüleremailadresse für Onlineunterricht
Kundentools basic
✔️ Automatisierter Emailversand von AGB, Willkommensschreiben und Kunden/ - Schülerdaten nach Onlineanmeldung an Kunden und Schulleitung/ Office im Look & Feel der Nachhilfeschule
✔️ Automatisierte Cockpit-Benachrichtigung mit Anzeige bei Neukundenanmeldung
✔️ Automatisierte Benachrichtigung einer vordefinierten Mitarbeitergruppe bei Neukundenanmeldung
✔️ Automatisierte Erinnerungsfunktion zur Erfassung einer Debitorennummer/ Buchhaltungsnummer lt. Nummernkreis für Kunden
Kundentools - Abrechnung
✔️ Tarife kreieren und anlegen: Gruppenunterricht mit pauschalem Monatsentgelt in verschiedenen Tarifen
✔️ Differenzierung der individuellen Tarife nach Privatkunden und Bildung- und Teilhabe (Bildungsgutschein)
✔️ Pauschaler Monatstarif oder taggenaue Tarifierung
✔️ Gutschriftenfunktion/ Nachbelastungsfunktion pro Kunde in der Kundenakte direkt
✔️ Tarifbeginn/ - ende mit automatisierter monatlicher Entgeltberechnung an Kunden
✔️ Laufzeittarif für leistungsabhängigen Einzelunterricht mit automatisierter monatlichen Entgeltberechnung an Kunden
✔️ Kreieren von Tarifen mit einer Anzahl an Soll-Terminen
✔️ Automatisierter Rechnungsversand an alle Kunden am Monatsende als pdf per Email mit einem Klick
✔️ Automatisierter Versand der Unterrichtsdokumentation der Lehrenden mit der Rechnung am Monatsende als pdf per Email
BuT - Feature für Bildung- und Teilhabe-Schüler
✔️ BuT-Anträge generieren und automatisierter Versand per Email oder als Druckversion
✔️ Ablage von Bescheiden, Vollmachten, genehmigten Anträgen
✔️ Automatisierter Emailversand der BuT-Unterlagen an Behörden
✔️ BuT-Gutschein-Verwaltung zur Überwachung der Gültigkeitsdauer
✔️ Automatisierte Tarifzuordnung nach Umfang des Bildungsgutscheins/ Antrages für BuT
✔️ Stundennachweisliste je Schüler für BuT-Abrechnung zur Vorlage bei Behörden
✔️ Automatisierte Aufzeichnung von Soll-/ Ist-Terminen bei BuT-Schülern auf einen Blick
✔️ Automatisierte Warnhinweise zum Ablauf von Bildungsgutscheinen/ Bescheiden im Stundenplan
Stundenplan & Raumbelegung
✔️ Gruppenübersicht (Tagesansicht oder Wochenansicht)
✔️ Gruppengenerierung mit einem Klick
✔️ Schüler-Gruppen-Zuteilung über Auswahlmenü
✔️ Schüler einmalig oder dauerhaft über drag & drop in anderen Gruppen „verschieben“
✔️ Terminabsage-Fenster
✔️ Warnblinke im Stundenplan für eingesetzte Mitarbeiter ohne Vertrag/ Schüler ohne aktiven Vertrag
✔️ Schülerinformationstexte für Nachhilfelehrer
✔️ Ersatzterminvergabe
✔️ Anzeige bei auslaufenden Bildungsgutschein
✔️ Anzeige-Icon im Stundenplan pro Schüler von Soll-Ist Terminen für 6 Monate rückwirkend
✔️ Terminzettel (für die nächsten 14 Tage) für Schüler/ Eltern per Klick ausdruckbar
✔️ Vertretungslehrersuche-Feature für Nachhilfelehrer mit automatisierter Lehrersuche zur vertretungsweisen (z. B. bei Krankheit) oder dauerhaften Übernahme von Gruppen